السكرتارية التنفيذية هي وظيفة دعم إداري متقدمة يتولى فيها السكرتير التنفيذي إدارة وقت المدير أو الرئيس التنفيذي، وتنسيق اجتماعاته ومراسلاته، وإعداد الوثائق والتقارير ومحاضر الاجتماعات، والتواصل مع الإدارات والجهات الخارجية نيابةً عنه. ويصنّفها التصنيف الدولي للمهن ضمن «الفنيين والمهنيين المساعدين»، أي في مستوى أعلى من السكرتارية العامة التي تُصنَّف ضمن وظائف الدعم المكتبي.
يشرح هذا الدليل مهام السكرتير التنفيذي بالتفصيل، والفرق بينه وبين السكرتير ومدير المكتب، ومهارات السكرتارية الحديثة من إدارة التقويم إلى الأدوات الرقمية والسرية، مع ما يخص بيئة العمل الخليجية: المراسلات ثنائية اللغة، والتصنيف المهني الرسمي، وقرار توطين مهن السكرتارية في السعودية.
ما هي السكرتارية التنفيذية؟
يضع التصنيف الدولي الموحد للمهن (ISCO-08) الصادر عن منظمة العمل الدولية مهنة «السكرتارية الإدارية والتنفيذية» (Administrative and Executive Secretaries) تحت الرمز 3343، ويصف أصحابها بأنهم يؤدون مهام اتصال وتنسيق وتنظيم لدعم المديرين والمهنيين، ويعدّون المراسلات والتقارير ومحاضر الجلسات والوثائق المتخصصة (منظمة العمل الدولية، ISCO-08). ومن الأمثلة التي يدرجها تحت هذا الرمز: المساعد التنفيذي (Executive Assistant) والمساعد الشخصي (Personal Assistant) والسكرتير الإداري.
أما السكرتير العام (Secretary, general) فيأتي تحت الرمز 4120 ضمن مجموعة «العاملين في الدعم المكتبي»، ويتركز عمله في تنسيق المستندات وتحريرها، ومعالجة البريد الوارد والصادر، وجدولة المواعيد. والفرق الجوهري أن السكرتير التنفيذي يشارك في متابعة المواعيد النهائية، والمساعدة في إعداد الموازنات ومراقبة المصروفات، والتنسيق مع الإدارات في شؤون عمل المنظمة، والإشراف على موظفي الدعم المكتبي.
وفي قاعدة بيانات المهن الأمريكية O*NET تحمل المهنة اسم «السكرتارية التنفيذية والمساعدون الإداريون التنفيذيون» (Executive Secretaries and Executive Administrative Assistants)، وتصفها بأنها دعم إداري رفيع المستوى يشمل البحث وإعداد التقارير الإحصائية والرد على طلبات المعلومات، إلى جانب المهام المعتادة كالمراسلات واستقبال الزوار وجدولة الاجتماعات (O*NET OnLine).
مهام السكرتير التنفيذي
بالجمع بين وصف ISCO-08 وقائمة المهام في O*NET، يمكن تقسيم مهام السكرتير التنفيذي إلى ست مجموعات:
- إدارة وقت المدير: إدارة جدول المدير التنفيذي وتحديثه، وفرز طلبات المقابلات وتحديد أولوياتها، وترتيب السفر والإقامة.
- الاجتماعات: إعداد جدول الأعمال، وتجهيز القاعة والضيافة، وحضور الاجتماعات لتدوين المحاضر، ثم صياغتها وتوزيعها ومتابعة القرارات.
- المراسلات والوثائق: فرز البريد الوارد وتوزيعه، والرد على الاستفسارات الروتينية، وإعداد الخطابات والمذكرات والتقارير والعروض التقديمية.
- المعلومات والتحليل: قراءة المذكرات والتقارير الواردة لتقدير أهميتها، وجمع البيانات وإعداد أوراق يعرضها المدير أمام الإدارة العليا أو مجلس الإدارة.
- شؤون المكتب: حفظ الوثائق والسجلات واسترجاعها، وطلب المستلزمات، والمساعدة في الموازنة ومتابعة المصروفات.
- التمثيل والتنسيق: استقبال الزوار وتحديد من يقابل المدير، ولقاء الأفراد والجهات نيابةً عنه أحياناً، وشرح السياسات الإدارية للموظفين، وتدريب موظفي السكرتارية الآخرين والإشراف عليهم.
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي ومدير المكتب
تتداخل المسميات الثلاثة في إعلانات الوظائف الخليجية، لكن التصنيف المهني يفرّق بينها في مستوى المسؤولية وطبيعة القرار:
| وجه المقارنة | السكرتير | السكرتير التنفيذي | مدير المكتب |
|---|---|---|---|
| المجموعة في ISCO-08 | 4120 السكرتارية العامة | 3343 السكرتارية الإدارية والتنفيذية | 3341 مشرفو المكاتب، حين يكون دوره الإشراف على موظفي الدعم المكتبي |
| من يخدم | إدارة أو قسم أو عدة موظفين | مدير تنفيذي أو رئيس مجلس إدارة بعينه | المكتب كله: الموظفون والإجراءات والموارد |
| المهام الأساسية | طباعة المستندات وتنسيقها، البريد، المواعيد، الملفات | إدارة جدول المدير، المحاضر، المراسلات الحساسة، التقارير، التنسيق مع الإدارات | توزيع العمل على موظفي المكتب ومراجعته، وضع الإجراءات، حل مشكلات العمل، تقييم الأداء |
| صلاحية القرار | تنفيذ تعليمات واضحة | تقدير الأولويات والتصرف باسم المدير في حدود مفوّضة | قرارات تشغيلية وإشرافية |
| مستوى السرية | متوسط | مرتفع جداً | مرتفع |
ويُلاحظ أن مسمى «مدير مكتب الرئيس التنفيذي» في كثير من الشركات الخليجية يقترب في مضمونه من السكرتير التنفيذي الأول أو رئيس فريق الدعم التنفيذي، لذلك العبرة بالمهام الفعلية لا بالمسمى.
مهارات السكرتارية الحديثة
تعدّد O*NET المهارات الأساسية لهذه المهنة: الإصغاء الفعّال، وفهم المقروء، والتحدث، والكتابة، والتفكير النقدي، والتعلم النشط، والمتابعة. وتضيف إليها مهارات قابلة للنقل مثل التنسيق وإدارة الوقت والحكم واتخاذ القرار والتفاوض، وسمات عمل أبرزها التعاون والانتباه للتفاصيل والاعتمادية. وفي التطبيق العملي تتحول هذه المهارات إلى خمس كفاءات رئيسية:
1. إدارة التقويم والوقت (Calendar Management)
إدارة التقويم ليست حجز مواعيد فقط، بل حماية وقت المدير لما هو أهم. ومن الممارسات الجيدة:
- تخصيص فترات ثابتة للعمل المركّز وعدم فتحها إلا لأمر عاجل.
- ترك هامش بين الاجتماعات للتنقل والاستعداد.
- تصنيف الطلبات حسب الأهمية والإلحاح قبل عرضها على المدير.
- مراجعة جدول اليوم التالي مع المدير في نهاية كل يوم.
وفي الخليج يتعامل السكرتير مع تقويمين. ففي السعودية مثلاً تنص المادة العاشرة من نظام العمل على حساب المدد والمواعيد الواردة فيه بالتقويم الهجري ما لم ينص عقد العمل أو لائحة تنظيم العمل على خلاف ذلك، لذا يحسن أن يظهر التاريخان معاً في الخطابات والمهل المهمة.
2. كتابة محاضر الاجتماعات (Minutes of Meeting)
المحضر الجيد مختصر وقابل للتنفيذ، ويتضمن عادة: اسم الاجتماع وتاريخه ومكانه، والحضور والمعتذرين، وبنود جدول الأعمال، وخلاصة النقاش في كل بند، والقرارات المتخذة، والإجراءات المطلوبة مع اسم المسؤول والموعد النهائي. أرسل المسودة إلى رئيس الاجتماع خلال يوم عمل، ثم وزّع النسخة المعتمدة وتابع تنفيذ الإجراءات قبل الاجتماع التالي.
3. المراسلات الرسمية (Business Correspondence)
تشمل الخطابات الرسمية والمذكرات الداخلية والبريد الإلكتروني والتعاميم. والمطلوب لغة واضحة ومهذبة، وتنسيق موحد بالشعار ورقم الصادر والتاريخ، وحفظ نسخة في نظام الأرشفة. ويضع ISCO-08 كتابة الرسائل التجارية والفنية والرد عليها ضمن المهام الأساسية لهذه المهنة.
4. الأدوات الرقمية (Digital Tools)
تبرز O*NET مجموعة من البرامج المطلوبة في سوق العمل لهذه المهنة، ويمكن تنظيمها حسب الاستخدام:
| الفئة | أمثلة | الاستخدام اليومي |
|---|---|---|
| البريد والتقويم | Microsoft Outlook | إدارة بريد المدير وجدوله والدعوات |
| حزم المكتب | Microsoft Office، Google Workspace | الخطابات والجداول والعروض |
| إدارة الوثائق | Microsoft SharePoint، Adobe Acrobat | الأرشفة والمشاركة والتوقيع والتعليق على ملفات PDF |
| الاجتماعات المرئية | Zoom، Cisco Webex | جدولة الاجتماعات عن بُعد وإدارتها |
| التواصل الفوري | Slack | متابعة الفرق والتنسيق السريع |
| إدارة المشاريع | Microsoft Project | متابعة المهام والمواعيد النهائية |
| تخطيط موارد المؤسسة | SAP، Oracle PeopleSoft | طلبات الشراء والمصروفات وبيانات الموظفين |
ولا يعني ذلك إتقان كل الأدوات، بل إتقان ما تستخدمه المنشأة فعلاً، والقدرة على تعلم الجديد بسرعة.
5. السرية وحماية المعلومات (Confidentiality)
يطّلع السكرتير التنفيذي على قرارات لم تُعلن، ورواتب، ومفاوضات، وملفات موظفين. وفي السعودية تُلزم المادة الخامسة والستون من نظام العمل العامل بحفظ الأسرار الفنية والتجارية والصناعية، وكل الأسرار المهنية التي يضر إفشاؤها بمصلحة صاحب العمل، وتجيز المادة الثمانون فسخ العقد إذا ثبت أن العامل أفشى الأسرار الصناعية أو التجارية الخاصة بعمله. وعملياً يعني ذلك: قفل الشاشة عند مغادرة المكتب، وعدم مناقشة شؤون المدير مع الزملاء، والتأكد من المستلم قبل إرسال أي مرفق، وتطبيق مبادئ أخلاقيات العمل المهنية.
المهارات اللغوية ثنائية اللغة في الخليج
العربية هي لغة المراسلات الحكومية والرسمية في دول الخليج، والإنجليزية لغة عمل شائعة في الشركات متعددة الجنسيات. وتنص المادة التاسعة من نظام العمل السعودي على أن العربية هي الواجبة الاستعمال في البيانات والسجلات والملفات وعقود العمل وتعليمات صاحب العمل لعماله، وأن النص العربي هو المعتمد إذا استُخدمت لغة أجنبية إلى جانبه. لذلك يحتاج السكرتير التنفيذي في الخليج إلى:
- عربية رسمية سليمة: صيغ المخاطبة والافتتاح والختام في الخطابات الحكومية، والألقاب الرسمية، والإملاء الصحيح.
- إنجليزية مهنية: بريد إلكتروني موجز، ومحاضر اجتماعات، ومخاطبة شركاء دوليين.
- ترجمة وظيفية: تلخيص خطاب إنجليزي للمدير بالعربية أو العكس، مع الانتباه إلى أن الترجمة الرسمية المعتمدة لها جهات مختصة.
- بروتوكول الاستقبال: ترتيب استقبال الوفود الحكومية وكبار الزوار، وترتيب المقاعد، ومراعاة أوقات الصلاة في جدولة الاجتماعات.
السكرتارية التنفيذية في السعودية: التصنيف المهني والتوطين
التصنيف السعودي الموحد للمهن
اعتمد مجلس الوزراء السعودي التصنيف السعودي الموحد للمهن ليكون إطاراً موحداً لتصنيف المهن في القطاعين العام والخاص، وهو متوائم مع التصنيف الدولي ISCO-08. ويتكون رمز المهنة فيه من ستة أرقام. ووفق الجداول الرسمية لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية يحمل «سكرتير تنفيذي» الرمز 334301، و«سكرتير» الرمز 412002، و«مساعد إداري» الرمز 412001، وهي رموز تتفرع من المجموعات الدولية نفسها: 3343 و4120.
قرار توطين المهن الإدارية المساندة
بدأت الوزارة تطبيق توطين مهن السكرتارية بنسبة 100% ضمن قرار المهن الإدارية المساندة منذ 8 مايو 2022. ثم صدر القرار الوزاري رقم 132249 بتاريخ 5 أبريل 2026 بتحديث الدليل الإجرائي لقرار توطين المهن الإدارية المساندة، وأبرز ما فيه مما يخص السكرتارية:
- قصر العمل على السعوديين بنسبة 100% في المهن المستهدفة، ويسري على كل منشآت القطاع الخاص التي يعمل بها عامل واحد أو أكثر في هذه المهن.
- مهنتا «سكرتير تنفيذي» و«سكرتير» ضمن المهن التي يسري عليها الالتزام من تاريخ إصدار القرار، أما «مساعد إداري» فمُنح فترة سماح ستة أشهر انتهت في 4 أكتوبر 2026.
- يُطبَّق القرار على المسمى المهني وعلى العمل الفعلي للعامل معاً، وإسناد مهام المهن الموطّنة إلى عامل غير سعودي تحت مسمى آخر يُعد مخالفة.
ويعني ذلك عملياً أن تأهيل الكوادر الوطنية في السكرتارية التنفيذية أصبح ضرورة تشغيلية للمنشآت، لا مجرد خيار تطويري. وتجد في دليلنا عن التدريب والتطوير في الموارد البشرية طريقة بناء برنامج تأهيل منظم.
الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي (نموذج قابل للتعديل)
المسمى: سكرتير تنفيذي. يرتبط بـ: الرئيس التنفيذي أو المدير العام.
الهدف من الوظيفة: تقديم دعم إداري متكامل للمدير التنفيذي يضمن حسن إدارة وقته ومراسلاته واجتماعاته، ويحفظ سرية المعلومات.
المسؤوليات:
- إدارة جدول المدير ومواعيده وترتيبات سفره.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتدوين المحاضر ومتابعة القرارات.
- صياغة المراسلات الرسمية بالعربية والإنجليزية ومتابعة الوارد والصادر.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية وجمع البيانات اللازمة لها.
- استقبال الزوار والوفود وتنظيم البروتوكول.
- تنظيم الأرشيف الورقي والإلكتروني وحفظ السجلات.
- التنسيق مع الإدارات ومتابعة تنفيذ تكليفات المدير.
المؤهلات والمهارات: مؤهل في السكرتارية أو إدارة الأعمال أو ما يعادله، وخبرة في الدعم الإداري، وإتقان العربية والإنجليزية كتابةً ومحادثة، وإتقان حزمة المكتب وأدوات الاجتماعات المرئية، ومهارات تنظيم وتواصل عالية، والتزام صارم بالسرية.
أمثلة تطبيقية من بيئة العمل الخليجية
مثال افتراضي 1: شركة مقاولات في الرياض. يعقد الرئيس التنفيذي اجتماعات أسبوعية مع مديري المشاريع، وكانت القرارات تضيع بين رسائل البريد. فاعتمدت السكرتيرة التنفيذية نموذج محضر موحداً فيه عمود للمسؤول وآخر للموعد النهائي، وصارت ترسل المحضر خلال يوم واحد، وتبدأ كل اجتماع بمراجعة الإجراءات المفتوحة من الاجتماع السابق.
مثال افتراضي 2: فندق في دبي. يستقبل المدير العام وفوداً حكومية وشركاء دوليين. وضع السكرتير التنفيذي قائمة تحقق للزيارات تشمل التأكد من ألقاب الضيوف الرسمية، وترتيب المقاعد، وترجمة ملخص العرض إلى العربية، وتجنب أوقات الصلاة، ثم أرسل بعد كل زيارة خطاب شكر بلغة الضيف.
الشهادات المهنية في السكرتارية التنفيذية
من أشهر الشهادات الدولية شهادة المهني الإداري المعتمد (CAP) التي تمنحها الرابطة الدولية للمهنيين الإداريين (IAAP). ويغطي اختبارها ستة مجالات: الثقافة التنظيمية والقيادة، والتواصل المهني وإعداد المخرجات، والبرمجيات والبيانات والإنترنت، وإدارة المكتب والسجلات، وإدارة الاجتماعات والفعاليات والمشاريع، والوظائف التشغيلية. وتشترط الشهادة خبرة عملية مدفوعة إلى جانب التعليم. وللمقارنة بين الشهادات المهنية عموماً راجع دليل شهادات الموارد البشرية.
الأسئلة الشائعة
ما هي مهام السكرتير التنفيذي؟
تشمل مهام السكرتير التنفيذي إدارة جدول المدير ومواعيده وسفره، وإعداد جداول أعمال الاجتماعات وتدوين محاضرها ومتابعة قراراتها، وصياغة المراسلات والتقارير والعروض، وفرز البريد الوارد، واستقبال الزوار، وحفظ الوثائق، والتنسيق مع الإدارات، وقد يشمل المساعدة في الموازنة والإشراف على موظفي السكرتارية.
ما الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي؟
السكرتير يقدم دعماً مكتبياً عاماً لقسم أو عدة موظفين، مثل طباعة المستندات والبريد والمواعيد، ويصنَّف دولياً تحت الرمز 4120. أما السكرتير التنفيذي فيخدم مديراً تنفيذياً بعينه، ويتولى مهام تنسيق ومتابعة وإعداد تقارير ومراسلات حساسة بمستوى سرية أعلى، ويصنَّف تحت الرمز 3343.
ما هي مهارات السكرتارية الحديثة؟
أهمها إدارة التقويم والوقت، وكتابة محاضر الاجتماعات، وصياغة المراسلات الرسمية بالعربية والإنجليزية، وإتقان الأدوات الرقمية مثل Outlook وحزم المكتب وأنظمة إدارة الوثائق وتطبيقات الاجتماعات المرئية، إلى جانب السرية والانتباه للتفاصيل والإصغاء الفعّال والتفكير النقدي والقدرة على تحديد الأولويات، والاستعداد لتعلم الأدوات الجديدة باستمرار.
هل مهنة السكرتير التنفيذي موطّنة في السعودية؟
نعم. يقصر الدليل الإجرائي لقرار توطين المهن الإدارية المساندة، الصادر بالقرار الوزاري رقم 132249 في 5 أبريل 2026، العمل في مهنتي سكرتير تنفيذي وسكرتير على السعوديين بنسبة 100% في منشآت القطاع الخاص، ويُطبَّق على المسمى المهني والعمل الفعلي للعامل معاً.
ما الفرق بين مدير المكتب والسكرتير التنفيذي؟
مدير المكتب يدير المكتب نفسه: يوزع العمل على موظفي الدعم ويراجعه، ويضع الإجراءات، ويحل مشكلات العمل. أما السكرتير التنفيذي فيركز على دعم مدير واحد في وقته واجتماعاته ومراسلاته. وفي بعض الشركات يُطلق مسمى مدير مكتب الرئيس على دور تنفيذي أقرب إلى السكرتير التنفيذي الأول.
دورات تدريبية ذات صلة
إذا كنت تعمل في السكرتارية أو تدير فريق دعم إداري وتريد تطوير مهارات إدارة المكتب والمراسلات والاجتماعات والأدوات الرقمية، فاطّلع على دورات السكرتارية والإدارة المكتبية في BMC، التي تُعقد في دبي ولندن وإسطنبول وكوالالمبور.
كتبه وراجع مصادره فريق التحرير في BMC Training، نوفمبر 2026. اطّلع على سياسة التحرير.
المصادر
- منظمة العمل الدولية. International Standard Classification of Occupations: ISCO-08, Vol. I (2012)
- O*NET OnLine. 43-6011.00 – Executive Secretaries and Executive Administrative Assistants
- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. الدليل الإجرائي لقرار توطين المهن الإدارية المساندة
- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. البدء بتطبيق قراري توطين مهن التسويق والمهن الإدارية المساندة
- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. موافقة مجلس الوزراء على اعتماد التصنيف السعودي الموحد للمهن
- وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. نظام العمل (النص المحدّث)
- International Association of Administrative Professionals. CAP Body of Knowledge